Beveiliging en privacy bij elektronisch ondertekenen

Voor ieder document wordt een SHA-256-hash berekend: een unieke digitale vingerafdruk van de exacte inhoud. Na het ondertekenen wordt de PDF voorzien van een cryptografisch HMAC-zegel. Bij iedere controle wordt opnieuw gerekend. Is het document ook maar minimaal aangepast, dan komt de hash niet meer overeen en wordt het zegel als ongeldig gemarkeerd.

Het AES-transactiebewijs wordt samen met het document in één PDF geplaatst. Daardoor blijven document, bewijs en controle-informatie bij elkaar en is achteraf duidelijk welke versie is ondertekend.

De belangrijkste gebeurtenissen worden vastgelegd met ISO 8601-tijdstempel (UTC), IP-adres en apparaatgegevens:

• aanmaken en verzenden van het document;
• e-mailuitnodigingen en herinneringen per ondertekenaar;
• openen van een persoonlijke ondertekenlink;
• verzenden en verifiëren van de SMS-code;
• ondertekenen of weigeren, inclusief reden bij weigering;
• de hashes en het moment van verzegeling.

Snelondertekend verwerkt persoonsgegevens die nodig zijn voor de ondertekenworkflow, zoals naam, e-mailadres, mobiel nummer en technische auditgegevens. De verzender bepaalt voor zijn documenten het doel en de bewaartermijn en is doorgaans verwerkingsverantwoordelijke; Snelondertekend verwerkt de gegevens als dienstverlener namens de verzender. Zorg dat u met betrokkenen communiceert welke gegevens u verwerkt en waarom.

Deel ondertekenlinks niet openbaar. Een link is persoonlijk, tijdelijk en bedoeld voor de opgegeven ondertekenaar. Controleer de authenticiteit van een ontvangen PDF via documentverificatie.

Een cryptografisch zegel bewijst dat de gecontroleerde PDF overeenkomt met de verzegelde versie; het is geen oordeel over de inhoud of de bevoegdheid van een ondertekenaar. De juridische geschiktheid hangt af van het document, de partijen en de toepasselijke wet. Voor een vergelijking van handtekeningniveaus verwijzen we naar SES, AES en QES.